Innan ni kan börja förmedla uppdrag genom Mspecs behöver en del inställningar utföras.


För att komma åt era kontors- och företagsinställningar behöver ni ha adminbehörigheter. Om ni inte ser dessa inställningar under er profil ber vi er kontakta någon på ert kontor med dessa behörigheter alternativ kontakta Mspecs support.



Företagsinställningar


1. Börja med att klicka på "Avataren" uppe i högra hörnet efter ni har loggat in i Mspecs.

2. Fäll ut fliken "Företagsinställningar" för att kontrollera och kompletter uppgifterna.



Gå igenom samtliga punkter nedan:


  1. Bocka i om ni vill att användare med behörigheten "kontorsadministratör" ska kunna administrera i företagsinställningarna.

  2. Kontrollera och fyll i kompletterande företagsuppgifter.

  3. Fyll i telefonnummer och besöksadress till ert företag.

  4. Fyll i faktureringsuppgifter till er, viktigt att lägga till "fakturamottagarens e-post" till den som ska få fakturan från oss (vi skickar ut fakturan via e-post varje månad).

  5. Fyll i faktureringsuppgifter som ni vill få in i era fakturor som skapas i Mspecs.

  6. I fältet "Fakturanummer" kan ni lägga in en egen löpnummerserie och när det skapas en faktura i Mspecs så hämtas nästa nummer i den serien. Om ni skriver 1003 så blir nästa faktura 1004 eller om ni skriver 2020-6 så blir nästa faktura 2020-7. Detta gäller även "Kvittonummer", om ni skriver in 2020-6 kommer nästa kvittonummer som hämtas att vara 2020-7.

  7. Fältet "Eget nummer / Arkiv ID" kan ni använda om ni vill ha en arkivnummerserie för arkivering på kontoret. Fältet fungerar precis som "fakturanummer" (se punkt 6 ovan).
    I fältet "SMS avsändare" kan ni bestämma vad det ska stå hos mottagaren när ni skickar SMS ifrån systemets nummer.

  8. Ladda upp er företagslogga genom att klicka på "Ladda upp bild", vill ni redigera kan ni enkelt ta bort och ladda upp en ny. För att ladda upp en bild behöver det vara i format JPEG eller PNG.

  9. Om ni alltid säljer t.ex. till högstbjudande, eller med exempelvis accepterat pris, så kan ni välja vilket typ av pris som blir er standard i fältet "Typ av pris". Det går givetvis att ändra inne i respektive objektet om det inte är säkert att det gäller alla förmedlingar.

  10. Här har ni möjligheten att välja ett lösenordsintervall, hur ofta ska ni behöva byta lösenord för att logga in.

  11. Klicka på "Visa avancerade inställningar" för att bl.a. ställa in länkar till hemsidekoppling. Om ni ska använda Mspecshemsidan fullt ut eller som "Iframe" behöver ingen länk bytas ut.
  12. OBS: De här inställningarna gäller endast för kedjekunder. Om ni har en egen Office365 Azure moln server och vill använda den kan ni lägga in de uppgifterna i fälten KlientID, Office365 kod och Office365 slutpunkt.

  13. Support URL - Om ni önskar att länka till annan supportsida än Mspecs förvalda supportsida (http://support.mspecs.se/), kan ni skriva in annan URL i fältet.
    Support formulär - Om ni önskar att länka till annat supportformulär än Mspecs förvalda formulär, kan ni skriva in en annan URL i fältet.
    Supportsida och supportformuläret hittar ni uppe i högra hörnet i Mspecs:
  14. Om ni har kopplat en egen hemsida till Mspecs är det viktigt att ni lägger till en teknisk kontakt för att få löpande information när vi utför databasuppdateringar, då det kan påverka er hemsida (lägg in kontaktuppgifter till hemsideansvarig eller t.ex. er webbyrå).

  15. Skriv in den e-postadress som ska ta emot intresseanmälningar på objekt som lämnats på hemsidan. (Detta gäller för Mspecs standardhemsida).


  16. För att kopplingar och överföringar av objekt ska fungera med er egna hemsida behöver ni lägga in länkar (använder ni Mspecs hemsidestandard helt eller via Iframe ska ingen länk bytas ut). Nedan kommer en förklaring av vad som ska fyllas i:
    Grund URL till hemsidan - Länk till hemsida t.ex http://www.foretaget.se
    URL för att uppdatera uppdrag på hemsidan - Den URL som Mspecs triggar vid publicering, uppdatering och avpublicering.
    URL för att visa objekt på hemsidan - Den dynamiska URL som Mspecs skickar till marknadsplatser för att från dessa kunna länka vidare till mäklarens hemsida.
    URL för att uppdatera bud på hemsidan- Den URL som Mspecs pushar nya bud till.


  17. URL till extern objektsbeskrivning - Istället för att komma till Mspecs standard objektsbeskrivning kan man här lägga in en URL för att länkas till ett externt verktyg för hantering av objektsbeskrivningar.
    URL till extern fönsterskylt - Istället för att komma till Mspecs standard fönsterskylt kan man här lägga in en URL för att länkas till ett externt verktyg för hantering av fönsterskyltar.



Dokumentinställningar



Under fliken "Dokumentinställningar" lägger ni in:

  1. Er logga som kommer att finnas på alla dokument i systemet, klicka på "Ladda upp bild" för att infoga er företagslogga. För att ladda upp en bild behöver det vara i format JPEG eller PNG.

  2. Vilken färg ni önskar ha på dokumentens rubrik. Klicka i fälten "Tryckfärg i HEX" och "Dokument överskriftsfärg i HEX" för att få fram en färgkarta. Resultatet ser ni vid "förhandsgranskning färger".

  3. Sidfoten som skrivs in i dokumentinställningar hamnar längst ner på alla dokument och blanketter etc.

  4. Det som ni väljer i fältet "Visa i sidfot" kommer att skrivas med i sidfoten på dokument.

  5. Om ni vill att brev, kvitton och fakturor ska anpassas efter fönsterkuvert med höger eller vänsterfönster som standard.

  6. Den ort som ni oftast signerar dokument i. Orten kommer ni upp automatiskt som alternativ för signaturer (Ort&datum) vid utskrift av dokument.

  7. Bolagets säte visas i sidfoten på fakturor ni skapar. 



Mspecs fakturainfo


Under denna flik fyller ni i era faktureringsuppgifter. Här har ni även en översikt över tidigare fakturor och fakturaspecifikationer.


Det är viktigt att lägga till "fakturamottagarens e-post" till den som ska få fakturan från oss (vi skickar ut fakturan via e-post varje månad).




Hemsideinställningar


Har ni Mspecs standardhemsida kan ni göra en del inställningar. Klicka här för att läsa mer. 

Om ni har skapat en egen hemsida med hjälp av t.ex. en webbyrå behöver ni normalt sätt inte göra några ändringar här.




Externa tjänster


Här lägger ni in inloggningsuppgifter till de olika marknadsplatserna, läs mer om det i manualen. De här inställningarna kan även göras på kontorsnivå.


Om ni har flera kontor tillagda i licensen men att alla ska publicera till samma portaler hos de olika marknadsplatserna kan de här inställningarna fyllas i här.


Om ni bara har ett kontor är det viktigt att ni väljer ett ställe att fylla i uppgifterna på, antingen i kontorsinställningarna eller i företagsinställningarna - Externa tjänster.



Ni kommer behöva kontakta respektive marknadsplats för att skapa ett konto. 


Första gången ni ska göra en överföring till Hemnet behöver ni i samband som att ni gör er första överföring kontakta Hemnet. Detta innebär att nu behöver göra er första överföring under de tider som Hemnets kundtjänst har öppet. Efter att ni har gjort er första överföring ringer ni till Hemnet och berättar att ni nu använder ”Mspecs” som mäklarsystem. Hemnet gör de nödvändiga korrigeringarna som behövs för att första överföringen ska lyckas. 


Under fliken Blocket fyller ni i ert BlocketID. Om ni inte kan ert BlocketID, mejla support.bostad@blocket.se då hjälper de er. Utan BlocketID fungerar inte överföringen.


Om ni nyligen bytt från ett annat mäklarsystem kan det vara så att ert BlocketID fortfarande är kopplat mot ert gamla system. För att kontrollera att ert konto hos Blocket är kopplat mot Mspecs behöver ni mejla ert BlocketID samt informera att ni numera använder er av Mspecs Mäklarsystem.


Det är viktigt att fylla i all information under fliken externa tjänster på de marknadsplatser ni vill använda er av.




Mäklarjournal


Här har ni som licensansvarig möjligheten att lägga till "egna" journalposter som visas för alla användare på er licensens.


1. Klicka på "Ny".

2. Fyll i fälten.

3. Spara genom att klicka på "Lägg till".



Egna fält


Under fliken egna fält kan ni lägga till fält som kommer att finnas i varje objekt ni skapar. Ni använder endast dessa fält för att ni som mäklare ska komma ihåg vissa saker. Det är alltså ingen information som kommer att följa med ut i objektsbeskrivningen eller under annonsering. Om ni har en egen webbyrå som tar hand om er hemsida kan de oftast plocka upp egna fält om det önskas.



Nedan ser ni hur egna fält ser ut under ett objekt, och var ni hittar dem:



Matchningsfält

Här lägger ni till de matchningsalternativ som gör att ni kan matcha en kontakt med ett objekt. 

Hur matchningen fungerar finner ni här: Klicka här.




Bolagets filer

Här kan ni lägga till filer som användarna på er licens enkelt kan lägga till på sina objekt.




Sidoverksamhet


Under denna flik kan ni lägga till om ni har någon sidoverksamhet.



Dölj leverantör


Här listas alla de leverantörer som är kopplade till Mspecs. 

Är det så att ni vill dölja någon som inte ska visas för användarna, kan ni göra detta genom att klicka på "Dölj" på den aktuella leverantören.




Områdesbeskrivningar

Här har ni möjligheten att lägga till områdesbeskrivningar tillsammans med en bild som ni kan söka upp på objekten. Om ni säljer mycket i samma område kan ni på detta vis ha en standardtext som ni kan lägga till på era objekt. 




Kommersiella inställningar

Ni har här möjligheten att lägga till underkategorier på licensnivå som finns valbara under hyresgästlistan på objekten.




Kontorsinställningar

Har ni fler än ett kontor ska ni lägga in dessa under kontorsinställningar. Kontorsinställningar finner ni genom att klicka på ert namn uppe i högra hörnet och sedan välja "Kontorsinställningar" i menyn som dyker upp.



För att lägga till ett nytt kontor klicka på "lägg till" och fyll i uppgifterna. Det kan vara bra att lägga till "Huvudkontoret" först. För att läsa mer om kontorsinställningarna, klicka här.



Lägga in användare

För att lägga till en ny användare följer ni stegen nedan:


1. Klicka på er profil uppe i högra hörnet i Mspecs.

2. Klicka på "Hantera användare".



3. Klicka på knappen "lägg till ny användare".

4. Välj roll på den nya användaren (Användare = Mäklare).

5. Fyll i ett lämpligt användarnamn, detta används för att logga in på Mspecs (Oftast är detta en mejladress)

7. Skriv in användarens för- och efternamn.

8. Bocka i om ni vill skicka ut ett välkomstmejl till användare.

9. Avsluta med att klicka på "Lägg till".



Bolagsadministratör kommer åt allt i systemet t.ex. inställningar.

Mäklare kommer åt allt utom inställningar.


Om företaget har fler kontor kan ni också ange på vilket kontor användaren jobbar.

Om en medarbetare ska komma åt kontorsinställningarna behöver de också ha rollen "Kontorsadmin".