Inledning

Har du fler än ett kontor så ska du lägga in dom under kontorsinställningar. Kontorsinställningar finner du genom att klicka på ditt namn uppe i högra hörnet och sedan välja "Kontorsinställningar" i menyn som dyker upp.

Du behöver vara kontors- eller bolagsadministratör för att komma åt kontorsinställningarna. Om du inte är det, kontakta den som är licensansvarig på ditt kontor.


Kontorsinställningar




För att lägga till ett nytt kontor klicka på "lägg till" och fyll i uppgifterna. Det kan vara bra att lägga till "Huvudkontoret" först.


Börja med att fylla i uppgifterna under fliken "Grunddata":


  1. Fyll i företagsuppgifterna för kontoret.

  2. Skriv in ett KontorsID, om ni har fler kontor med samma namn kan ni urskilja dessa med hjälp av KontorsID.

  3. Om ni lägger till fler underkontor kan ni välja vilket som ska vara "kontorsförälder".

  4. Den ort som ni oftast signerar dokument i. Orten kommer du upp automatiskt som alternativ för signaturer (Ort&datum) vid utskrift av dokument.

  5. I fältet "Fakturanummer" kan ni lägga in en egen löpnummerserie och när det skapas en faktura i Mspecs så hämtas nästa nummer i den serien. Om ni skriver 1003 så blir nästa faktura 1004 eller om ni skriver 2016-6 så blir nästa faktura 2016-7.
    Detta gäller även "Kvittonummer", om ni skriver in 2017-6 kommer nästa kvittonummer som hämtas att vara 2017-7.

  6. Fältet "Eget nummer / Arkiv ID" kan ni använda om ni vill ha en arkivnummerserie för arkivering på kontoret. Fältet fungerar precis som "fakturanummer" (se punkt 5 ovan).

  7. Det som du väljer i fältet "Visa i sidfot" kommer att skrivas med i sidfoten på dokument.

  8. Bolagets säte visas i sidfoten på fakturor ni skapar.

  9. Sidfoten som skrivs in i här hamnar längst ner på alla dokument och blanketter etc.

  10. Här kan du välja om du vill att brev, kvitton och fakturor ska anpassas efter fönsterkuvert med höger eller vänsterfönster som standard.

  11. Klicka sedan på "Lägg till", då kommer kontoret att läggas till och när du öppnar det på nytt kommer du se fler flikar som du kan komplettera information med. 



Grunddata


När du lagt till kontoret kommer det hamna i listan under kontorsinställningar. 

När du öppnar kontorets informationskort kommer du se fler flikar som du kan fylla i. 


Du har även nu möjlighet att lägga till en tryckbar logga som följer med vid utskrift av dokument, blanketter etc. 

Klicka på den lilla grå pilen uppåt för att ladda upp en bild.

För att ladda upp en bild behöver det vara i format JPEG eller PNG.



Kontorsadmin


Under denna flik lägger du till "Kontorsadmin", det innebär att användaren kommer att ha behörighet för att redigera kontorsinställningarna. 

För att kunna lägga till en kontorsadmin behöver du först lägga till "Roll" som kontorsadamin på medarbetaren. 

Detta görs på dennes kontaktinformationskort och fliken "Användarinformation". 



Externa tjänster


Här lägger du in inloggningsuppgifter till de olika marknadsplatserna, läs mer om det i manualen.


Du kommer behöva kontakta respektive marknadsplats för att skapa ett konto. 

Första gången du ska göra en överföring till Hemnet behöver du i samband som att du gör din första överföring kontakta Hemnet. Detta innebär att du behöver göra din första överföring under de tider som Hemnets kundtjänst har öppet. Efter att du har gjort din första överföring ringer du till Hemnet och berättar att du nu använder ”Mspecs” som mäklarsystem. Hemnet gör de nödvändiga korrigeringarna som behövs för att första överföringen ska lyckas. 


Under fliken Blocket fyller du i ditt BlocketID. Om du ej kan ditt BlocketID, maila support.bostad@blocket.se så hjälper de dig. Utan Blocket ID fungerar ej överföringen.

Om du nyligen bytt från ett annat mäklarsystem kan det vara så att ditt BlocketID fortfarande är kopplat mot ditt gamla system.

För att kontrollera att ditt konto hos Blocket är kopplat mot Mspecs behöver du maila ditt BlocketID samt informera att du numera använder dig av Mspecs Mäklarsystem.


Det är viktigt att fylla i all information under fliken externa tjänster på de marknadsplatser du vill använda dig av.



Hemsida



Här kan du lägga till en E-postadress för att ta emot intresseanmälningar som görs på hemsidan. 

OBS! Detta gäller endast om du använder dig av Mspecs standardhemsida. 




Matchningsfält



Här lägger du till de matchningsalternativ som gör att du kan matcha en kontakt med ett objekt. 

Hur matchningen fungerar finner du här: Klicka här.




Områdesbeskrivningar



Här har du möjlighet att lägga till områdesbeskrivningar tillsammans med en bild som man kan söka upp på objekten. 

Om man säljer mycket i samma område kan man på detta vis ha en standardtext som man kan lägga till på sina objekt. 



Filer



Här kan du lägga till filer som användarna som är kopplade till detta kontor enkelt kan lägga till på sina objekt.




Medarbetare



Under fliken "Medarbetare" har du möjlighet att lägga till nya användare i Mspecs genom att klicka på "Lägg till ny användare". 

Välj roll på den nya användaren (Användare = Mäklare), fyll sedan i ett lämpligt användarnamn.
(Det är användarnamnet man använder när man loggar in i Mspecs tillsammans med lösenordet).


Bolagsadministratör kommer åt allt i systemet t.ex. inställningar.

Mäklare kommer åt allt utom inställningar.

Om en medarbetare ska komma åt kontorsinställningarna behöver de också ha rollen "Kontorsadmin".

Om företaget har fler kontor så kan du också ange på vilket kontor användaren jobbar. 


Du kan också lägga till medarbetare till kontoret som redan har ett konto hos Mspecs genom att klicka på "Lägg till". 


För att avsluta/inaktivera ett användarkonto klickar du på inaktiv under "Status". Vill du aktivera ett konto som varit inaktiv klickar du istället på "Aktiv" så att den knappen blir grön.


Om en medarbetare har tillgång till flera kontor är det viktigt att du bockar i "Faktureringsenhet för medarbetaren" på det kontor som ska ha kostnaden för användaren.  



Egna fält



Under fliken egna fält kan du lägga till fält som kommer att finnas i varje objekt du skapar. Du använder dessa fält endast för att du som mäklare ska komma ihåg vissa saker. Det är alltså ingen information som kommer att följa med ut i objektsbeskrivning eller annonsering. Om du har en egen webbyrå som tar hand om er hemsida så kan dom oftast plocka upp egna fält om det önskas.



Sidoverksamhet



Under denna flik kan ni lägga till om ni har någon sidoverksamhet.




Mspecs fakturainfo



Under denna flik fyller du i era faktureringsuppgifter. Om detta kontor ska vara en faktureringsenhet är det viktigt att ni bockar i det, i annat fall kommer vi att fakturera uppåt i ledet, det vill säga om det finns en överkontor kommer detta bli fakturerat. Finns det inget kontor över, kommer vi att fakturera på licensen. 

Viktigt att lägga till "fakturamottagarens e-post" till den som ska få fakturan från oss (vi skickar ut fakturan via e-post varje månad).

Här har du även en översikt över tidigare fakturor och fakturaspecifikationer.



Kommersiella inställningar



Möjlighet att lägga till underkategorier på kontorsnivå som finns valbara under hyresgästlistan på objekten.