Kommersiella objekt
I denna manualen går vi igenom hur ni hanterar kommersiella objekt i systemet. I kommersiella objekt skiljer sig vissa flikar i objekten jämfört med andra objektskategorier.
Börja med att skapa ett objekt med att ta ett utdrag via Lantmäteriet. Då kommer viss information matas in per automatik, precis som för exempelvis småhus. Sedan när ni går vidare till fliken "byggnad", är det den första fliken som skiljer sig från andra typer av objekt i systemet.
Byggnad
När ni tagit ett Lantmäteriutdrag så kommer flera värderingsenheter oftast matas in. Byggnader högst upp i byggnadsfliken kommer då alltså att vara tomma. Vi får värderingsenheter från Lantmäteriet, men inte byggnader. Dom faktiska byggnaderna kommer inte in från Lantmäteriet och de får ni själva mata in under fliken "lägg till byggnad". Under varje byggnad väljer ni vilken typkod, beskrivning, area m.m. ni vill fylla i.
Det ni som mäklare gör då efter ni varit på plats ute hos säljaren, är att beskriva värderingsenheterna genom att klicka upp respektive enhet och fylla i så mycket information som det går under varje enhet:
För att beskriva ytterligare, lägger ni till byggnad och beskriver byggnaderna mer därifrån. Ni kan därefter koppla ihop respektive värderingsenhet med byggnaden ni skapat.
Hur ni lägger till en byggnad:
1. Lägg till byggnader genom att klicka på knappen "lägg till byggnad" (i bilden nedan ser vi även värderingsenheterna som kommit in från Lantmäteriutdraget).
2. Fyll i uppgifterna om byggnaden i fönstret som öppnas.
Byggnadens area är något som måste fyllas i efter uppmätning alt. uppgifter av säljaren. Lägg till beskrivningar och andra uppgifter om byggnaden. I värderingsenheterna kan utrymmen så som trapphus, hiss m.m. exkluderas och därför kan arean skilja sig mot totalen mellan byggnader och värderingsenheter.
Efter ni har fyllt i informationen om respektive byggnad, så kan ni koppla ihop den till varje värderingsenhet. Det gör ni genom att klicka upp värderingsenheten. Det kan alltså vara ett exempelvis kontor och en butik under värderingsenheten som kan vara i samma byggnad, då kopplar ni dom till rätt byggnad från värderingsenheten.
3. Koppla värderingsenheterna till de tillagda byggnaderna.
Klicka på respektive värderingsenhet och välj vilken byggnad värderingsenheten tillhör.
Parkeringsplatser
Viktigt att veta om fliken parkeringsplatser! Det ni lägger in om parkeringar här, räknas inte in i hyresgästlistan eller cashflowkalkylen. Det är bara en beskrivning ut på hemsidan och på objektsbeskrivningen för att beskriva om det finns parkering, vad den kostar, om det är separat kö osv. Det finns en egen flik i cashflowkalkylen där ni kan lägga till information om parkering.
Hyresgästlistan
I hyresgästlistan matar ni en och en vilka hyresgäster det finns under knappen lägg till(1). Välj om det är lokal, restaurang, butik etc. Välj vilken hyresgästkategori som passar, fyll i info om kontrakt nr, uppsägningstid med mera och även objektstyp.
Om ni saknar någon objektstyp som inte finns i hyresgästlistan så kan ni som är kontorsadmins lägga in fler objektstyper i kontorsinställningarna.
2. Importera från Excel:
Ni kan importera hyresgästlistan från Excel till ert objekt, istället för att mata in alla hyresgäster en och en. När ni importerar från Excel, måste ni importera de olika hyresgästkategorierna separat (alltså bostäder för sig, lokaler för sig och parkeringar för sig). Dessa måste vara uppdelade i olika Excel-ark innan ni börjar importera. Läs mer om importera från Excel här.
Redigera hyresgäst
Viktigt när ni redigerar de skapade hyresgästerna: är att sätta status, om det är vakant eller uthyrt och intäkter.
Fyller ni in intäkt per år, räknar systemet ut kvm pris.
Om ni vill ha två likadana hyresgäster, exempelvis om det är en parkering och ni vill kopiera upp så att det finns en exakt likadan, kan ni klicka på kugghjulet ute till höger och kopiera hyresgäst. Se bild:
Hyresgästlista sammanställning
Hyresgästlistan som ni matat in, kommer med i hyresgästlista sammanställning. Det är sammanställningen som är relevant för publiceringen på hemsidan.
Ni kan antingen fylla i all info direkt i sammanställningen eller välja att hämta från hyresgästlistan högst uppe i vänstra hörnet.
Om ni klickar på knappen "hämta från hyresgästlista", kommer alternativen antingen att "Uppdatera ändrat i hyresgästlistan" - Då fylls allt på i sammanställningen från hyresgästlistan, om ni fyllt i något direkt i sammanställningen så raderas inte det.
Det andra alternativet är att "Rensa och läs in uppgifter från Hyresgästlistan igen". Då töms all information som är inskrivet i sammanställningen och det som finns i hyresgästlistan matas in.
Längre ner i sammanställningen hittar ni intäkt per m2, olika beläggningssiffor och vakanser. Ni kan även i vakanserna skriva direkt i de olika fälten. Vakanser hämtas från om ni satt något som vakant i status i hyregästlistan.
Ni kan spara hyresgästlistan sammanställning som PDF i filer, skriva ut PDF och exportera sammanställningen till Excel om ni vill fortsätta att arbeta med sammanställningen där.
Vid Exportering till Excel finns det olika alternativ att välja att exportera:
Övriga intäkter:
Här kan ni lägga in om det finns någon övrig intäkt, som en containerplats på tomten för 2000kr/år etc.
Kostnader och fastighetsskatt
Under denna fliken lägger in in kostnaderna för ert objekt, för att sedan kunna ta de vidare till Cashflow-kalkylen.
Här hittar ni Schablonkostnader högst upp, i mitten är fastighetsskatten och längst ned kan ni välja att jobba med taxebundna kostnader.
Schablonkostnader:
Överst har vi Schablon kostnader som finns i 3 olika sidor. Här lägger ni till vad det finns för drift och underhållskostnader.
Antingen kan ni välja att lägga in Schablonkostnader för både drift och underhåll, eller bara för driften eller bara för underhåll.
Fastighetsskatt/-avgift:
Här räknas fastighetsskatten ut från Lantmäteriutdraget och det ni matat in i ert objekt. Om ni valt att fastighetsskatt betalas av en hyresgäst i hyresgästlistan, så kommer det att visas här. Detta fältet tas även vidare till cashflow kalkylen.
Visa taxebundna kostnader:
Klicka på visa taxebundna kostnader så kommer nya fält att visas. Här lägger ni in om ni vet de faktiska kostnaderna. Så istället för att använda schablonen kan ni skriva in de exakta kostnaderna här.
Om ni vet dom faktiska kostnaderna för exempelvis driften, så kan ni använda schablonen för underhåll. Ni kan välja att fylla i både schablonkostnader och taxebundna kostnader, för att sedan i Cashflowkalkylen välja vilka fält ni vill använda i beräkningen. Under Taxebundna kostnader kan ni fylla i information om Tomträttsavgäld.
Cashflowkalkyl
Böra med att klicka på uppdatera längst upp i vänstra hörnet, då kommer all data in från hyresgästlista sammanställning. I Cashflowkalkylen hittar ni allt som ni matat in från hyresgästlistan - Intäkter, övriga intäkter, vakanser.
Systemet räknar sen ut nettointäkter minus kostnaderna, det blir diftsnetto för objektet. Bocka ur vilka fält ni vill räkna med i kalkylen. Om de faktiska underhållskostnaderna finns inmatade, kan ni bocka ur så att inte schablonkostnaderna för underhållet räknas med:
Cashflowkalkylen består av 2 flikar, antingen kan ni beräkna från hyresgästlistan eller en manuell beräkning. Den manuella beräkningen kan användas exempelvis när mäklaren åker ut på ett intagsmöte. Då kan du som mäklare smidigt på plats hos kund, lägga in sifforna som ni får från säljaren och då få in ett rimligt avkastningskrav. På det sättet kan ni räkna ut ett ungefärligt pris vad objektet skulle kunna säljas för.
Om ni vill ändra till något annat avkastningskrav, då kommer även värdet att ändras.
5-årskalkyl:
Här finns det 2 sidor, en ökning av intäkter och ökning av kostnader. Ni kan sätta att ni vill ha en ökning på intäkter per år, exempelvis 3% per år och kostnaderna på 5% per år. Börja med att hämta från kalkylen så matas år 1 in i 5årsplanen. Sen kan ni klicka på beräkna ute till höger och då se hur kostnaderna läggs till i kalkylen för år 1 till 5.
Då ser ni att år 1 får ett visst driftsnetto, år 2 får ett annat osv. Ni kan lägga in andra summor själv direkt i fälten.
Längst ned i högra hörnet kan kalkylen skrivas ut och det går att välja vad som ska skrivas ut genom att bocka i/ur: Ni kan där spara PDF i filer i objektet och även exportera filen till Excel.
För mer info och för att se en kortare film om Cashflowkalkylen, klicka här.
Taxeringsvärden
Beräkna fastighetsskatt via den blå knappen. Om ni undrar vilken tabell som systemet räknar från på de olika enheterna, kan ni hitta det via "?" tecknet.
Lägg till fler underkategorier i kontorsinställningar
Det finns kommersiella inställningar både på licens- och kontorsnivå som ger möjlighet att lägga till underkategorier som kan användas i hyresgästlistan. Huvudkategorierna som finns i kommersiella objekt som standard är Lokal, Bostad och Parkering. Under de tre huvudkategorierna kan underkategorierna läggas till genom att skriva i fältet "underkategori" och sedan genom att klicka på knappen "lägg till".
Läs mer här om att lägga till fler underkategorier.