För att komma åt era kontors- och företagsinställningar behöver ni ha adminbehörigheter. Om ni inte ser dessa inställningar under er profil ber vi er kontakta någon på ert kontor med dessa behörigheter alternativ kontakta Mspecs support.
Kontorsinställningar
Ni behöver lägga till minst ett kontor i er licens för att eventuella kopplingar med leverantörer ska fungera.
För att lägga till ett kontor följer ni stegen nedan:
1. Klicka på er profil uppe i högra hörnet i Mspecs.
2. Klicka på "kontorsinställningar" .
3. Klicka på "Lägg till" (Börja med att lägga till huvudkontoret).
Följ instruktionerna nedan för att fylla i kontorets uppgifter:
- Fyll i företagsuppgifterna för kontoret.
- Skriv in ett KontorsID, om ni har fler kontor med samma namn kan ni urskilja dessa med hjälp av KontorsID.
- Om ni lägger till fler underkontor kan ni välja vilket som ska vara "kontorsförälder".
- Den ort som ni oftast signerar dokument i. Orten kommer upp automatiskt som alternativ för signaturer (Ort&datum) vid utskrift av dokument.
- I fältet "Fakturanummer" kan ni lägga in en egen löpnummerserie och när det skapas en faktura i Mspecs hämtas nästa nummer i den serien. Om ni skriver 1003 blir nästa faktura 1004 eller om ni skriver 2020-6 blir nästa faktura 2020-7.
Detta gäller även "Kvittonummer", om ni skriver in 2020-6 kommer nästa kvittonummer som hämtas att vara 2020-7. - Fältet "Eget nummer / Arkiv ID" kan ni använda om ni vill ha en arkivnummerserie för arkivering på kontoret. Fältet fungerar precis som "fakturanummer" (se punkt 5 ovan).
- Det som ni väljer i fältet "Visa i sidfot" kommer att skrivas med i sidfoten på dokument.
- Bolagets säte visas i sidfoten på fakturor ni skapar.
- Fönsterkuvert - Här kan ni välja om ni vill att brev, kvitton och fakturor ska anpassas efter fönsterkuvert med höger eller vänsterfönster som standard.
- Presentation - Här kan ni fylla i en presentation för er som använder Mspecs egna hemsida.
- Sidfoten som skrivs in i här hamnar längst ner på alla dokument och blanketter etc.
- Klicka sedan på "Lägg till", då kommer kontoret att läggas till och när ni öppnar det på nytt kommer ni se fler flikar som ni kan komplettera information med.
Grunddata
När ni lagt till kontoret kommer det hamna i listan under kontorsinställningar.
När ni öppnar kontorets informationskort kommer ni se fler flikar som ni kan fylla i.
Ni har även nu möjligheten att lägga till en logga som följer med vid utskrift av dokument, blanketter etc.
Klicka på den lilla grå pilen uppåt för att ladda upp en bild.
För att ladda upp en bild behöver det vara i format JPEG eller PNG.
Kontorsadmin
Under denna flik lägger ni till "Kontorsadmin", det innebär att användaren kommer att ha behörighet för att redigera kontorsinställningarna.
För att kunna lägga till en kontorsadmin behöver ni först lägga till "Roll" som kontorsadamin på medarbetaren.
Detta görs på dennes kontaktinformationskort och fliken "Användarinformation".
1. Gå till "Hantera användare" under er profil uppe i högra hörnet i Mspecs.
2. Klicka er in på användaren.
3. Gå till "Användarinformation".
4. Ge användaren rollen "Kontorsadmin".
Externa tjänster
Här lägger ni in inloggningsuppgifter till de olika marknadsplatserna, läs mer om det i manualen.
Fliken "externa tjänster" finns även på licensnivå, dvs. under företagsinställningarna. Det är viktigt att uppgifterna till Hemnet endast fylls i på ett ställe, antingen på kontorsnivå i kontorsinställningarna eller under företagsinställningar - externa tjänster, om ni endast är ett kontor. Risken är annars att det genereras två Hemnetportaler.
Har ni flera kontor med olika Hemnetportaler är det bäst att lägga in uppgifterna till Hemnet i Externa tjänster i kontorsinställningarna.
Ni kommer behöva kontakta respektive marknadsplats för att skapa ett konto.
Det är viktigt att ni gör er första överföring till Hemnet under de tider som Hemnets kundtjänst har öppet. Efter att ni har gjort er första överföring ringer ni till Hemnet och berättar att ni nu använder ”Mspecs” som mäklarsystem. Hemnet gör de nödvändiga korrigeringarna som behövs för att första överföringen ska genomföras.
Under fliken Blocket fyller ni i ert BlocketID. Om ni inte kan ert BlocketID, maila support.bostad@blocket.se hjälper de er. Utan Blocket ID fungerar ej överföringen.
Om ni nyligen bytt från ett annat mäklarsystem kan det vara så att ert BlocketID fortfarande är kopplat mot ert gamla system. För att kontrollera att ert konto hos Blocket är kopplat mot Mspecs behöver ni mejla ert BlocketID samt informera att ni numera använder er av Mspecs Mäklarsystem.
Det är viktigt att fylla i all information under fliken externa tjänster på de marknadsplatser ni vill använda dig av.
Hemsida
Här kan ni lägga till en e-postadress för att ta emot intresseanmälningar som görs på hemsidan.
OBS! Detta gäller endast om ni använder er av Mspecs standardhemsida.
Matchningsfält
Här lägger ni till de matchningsalternativ som gör att ni kan matcha en kontakt med ett objekt.
Hur matchningen fungerar finner ni här: Klicka här.
Områdesbeskrivningar
Här har ni möjligheten att lägga till områdesbeskrivningar tillsammans med en bild som ni kan söka upp på objekten.
Om ni förmedlar mycket i samma område kan ni på detta vis ha en standardtext som ni kan lägga till på era objekt.
Filer
Här kan ni lägga till filer som användarna som är kopplade till detta kontor enkelt kan lägga till på sina objekt.
Medarbetare
Under fliken "Medarbetare" har ni möjligheten att lägga till nya användare i Mspecs.
Ni kan lägga till medarbetare till kontoret som redan har ett konto hos Mspecs genom att klicka på "Lägg till".
För att avsluta/inaktivera ett användarkonto klickar ni på inaktiv under "Status". Vill ni aktivera ett konto som varit inaktiv klickar ni istället på "Aktiv" då blir knappen grön.
Om en medarbetare har tillgång till flera kontor är det viktigt att ni bockar i "Faktureringsenhet för medarbetaren" på det kontor som ska ha kostnaden för användaren.
Följ stegen nedan för att lägga till en ny användare:
1. Klicka på "Lägg till ny användare".
2. Välj roll på den nya användaren (Användare = Mäklare)
- Bolagsadministratör kommer åt allt i systemet t.ex. inställningar.
- Användare kommer åt allt utom inställningar.
Om en medarbetare ska komma åt kontorsinställningarna behöver de också ha rollen "Kontorsadmin".
Om företaget har fler kontor kan ni också ange på vilket kontor användaren jobbar.
3. Fyll sedan i ett lämpligt användarnamn.
(Det är användarnamnet man använder när man loggar in i Mspecs tillsammans med lösenordet).
4. Fyll i för- och efternamn.
5. Bocka i om användare ska få ett välkomstmejl skicka till sig.
6. Avsluta med att klicka "Lägg till".
Egna fält
Under fliken egna fält kan ni lägga till fält som kommer att finnas i varje objekt ni skapar. Ni använder dessa fält endast för att ni som mäklare ska komma ihåg vissa saker. Det är alltså ingen information som kommer att följa med ut i objektsbeskrivningen eller under annonsering. Om ni har en egen webbyrå som tar hand om er hemsida kan de oftast plocka upp egna fält om det önskas.
Sidoverksamhet
Under denna flik kan ni lägga till om ni har någon sidoverksamhet.
Mspecs fakturainfo
Under denna flik fyller ni i era faktureringsuppgifter. Om detta kontor ska vara en faktureringsenhet är det viktigt att ni bockar i det, i annat fall kommer vi att fakturera uppåt i ledet, det vill säga om det finns en överkontor kommer detta bli fakturerat. Finns det inget kontor över, kommer vi att fakturera på licensen.
Viktigt att lägga till "fakturamottagarens e-post" till den som ska få fakturan från oss (vi skickar ut fakturan via e-post varje månad).
Här har ni även en översikt över tidigare fakturor och fakturaspecifikationer.
Kommersiella inställningar
Här har ni möjligheten att lägga till underkategorier på kontorsnivå som finns valbara under hyresgästlistan på objekten.
