Inledning


Mspecs fastighetsmäklarsystem är uppdragsbaserat. Det betyder att ni som användare skapar uppdrag som sedan används som bärare av information för att arbeta med fastighetsförmedling. Uppdraget flödar genom systemet med hjälp av mäklarprocessen och mäklarjournalen. Mäklarjournalen och de juridiska texterna är grundfunktioner för att mäklaren ska utföra en korrekt fastighetsförmedling. 



Från början 


När licensen skapats har ni fått ett mail där ni behöver sätta ett lösenord för att kunna logga in i systemet. Den som ansökt om licensen blir automatiskt bolagsadministratör och kan göra alla inställningar och administrera ert fastighetsmäklarsystem. Handledning för att göra alla inledande inställningar hittar ni på http://support.mspecs.se och där söka efter manualen "snabbstart".



Mäklarprocessen


Mäklarprocessens 8 steg finns visualiserat i en flödesvy ni hittar på första sidan efter inloggning. Där finner ni också de uppdrag som är kopplade till företagets licens, kontor, och mäklare/assistent.

 



Nytt uppdrag


När ni vill skapa ett nytt uppdrag klickar ni på knappen ”Nytt uppdrag” ute till höger i den första vyn ni ser när ni loggat in i Mspecs. Då öppnas ett formulär där ni kan välja att skapa ett uppdrag utifrån vilka förutsättningar ni har.



 

Ny kontakt 


För att lägga in en ny kontakt som inte är kopplad till något uppdrag följer ni stegen nedan:


1. Gå till kontakter i flödesvyn.

2. Klicka er vidare in på "Kontakter" i rullgardinen. 


Vill ni istället lägga till en extern kontakt, ex. bank eller leverantör etc. går ni in på "Externa kontakter" i rullgardinen.


3. Klicka på den knappen "Ny kontakt" uppe i det högra hörnet.

4. Gyll därefter in kontaktens uppgifter. 


Säljare, köpare och spekulanter som tillhör ett uppdrag läggs till i objektet.




Flikar


Mspecs öppnar upp en ny flik i webbläsaren för varje objekt ni väljer att öppna. Startvyn behålls alltid på fliken längst till vänster, förutsatt att ni inte stänger ner den fliken. 



Skulle ni av misstag stänga fliken med startvyn får ni upp den igen genom att klicka på er företagslogotyp längst uppe till vänster i objektet.



Meny


På startsidan finns fem val.


1. Samtliga uppdrag visualiserat i en flödesvy.

2. Här hittar ni listor med era uppdrag, fakturor, kvitton och visningar.

3. Här hittar ni alla kontakter och företag.

4. Här hanterar du:

    - Ert Bostadsrättsföreningsregister.

    - Eventuella leverantörer.

    - Ni kan beställa ett separat LMU/Fastighetskarta som sparas lokalt på er dator.

    - Ni kan även skapa kontorsegna dokument. Läs mer i manualen: Skapa egna dokument

5. Här hittar ni försäljningsrapport och kontaktvägsrapport. 



Söka


Det är enkelt att söka efter objekt i Mspecs. 

Ni använder fritextfältet där ni kan söka på t.ex. en adress eller fastighetsbeteckning. Vill nu istället få fram alla objekt som hör till en viss kategori, t.ex. om ni vill se alla småhus klickar ni på knappen ”Objektstyp”. Där väljer ni exakt vad ni vill filtrera din lista efter. 

 



Du kan även spara ett filter som du lätt kan ta fram i flödesvyn:

1. Gå in på vardera filterrubrik och gör valen ni vill spara. 

 

2. Klicka på "Filter".

3. Namnge filtret ni vill skapa.

4. Klicka på spara, och ni har nu ett sparat filterval.



Om ni vill spara ett filter som er startvy när ni loggar in följ stegen nedan: 


1. Klicka på "Filter".

2. Bocka i rutan "Startfilter".



Ändra flödessteg på objekt

I den första vyn ni ser när ni loggar in i Mspecs, Flödesvyn, kan ni ändra flödessteg på era objekt på två sätt. Antingen genom att dra objektet till önskat steg i mäklarprocessen (Bild 1) eller genom att klicka på objektet så det öppnas i en ny flik i webbläsaren, längst ner i vänstermenyn kan ni ändra status i en droplista (Bild 2).

I Objektet i vänstermenyn:




Se kort information


Ni kan klicka på pilen för att få fram kort information om ansvarig mäklare, pris, viktiga datum och säljarens uppgifter.  



Hantera objekt

  1. Flöde - Under förmedlingsuppdragets respektive steg lägger ni in de uppgifter, filer och dokument som hör till just det steget. Grunduppgifter om uppdraget läggs in under Objektsinfo, genom att klicka på adressen.

  2. Mäklarjournal - I mäklarjournalen hittar ni de anteckningar över förmedlingsuppdraget som ni som mäklare är skyldig att föra enl. FML §20. Mäklarjournalens olika delar hittar ni under respektive flödessteg (punkt 1) på bilden). Genom att klicka på den gröna knappen "mäklarjournal" får ni upp journalens samtliga delar.

  3. Anteckningar - Under ett telefonsamtal eller en visning kan man behöva göra noteringar. Det görs lättast genom att klicka på "Anteckningar". Varje anteckning sorteras med datum och tidsangivelse.

  4. Klippbok - Här kan ni spara egna texter för att "klippa & klistra" och ha tillgängliga att använda på olika uppdrag (t.ex. områdesbeskrivningar). Ni kan även titta på vår instruktionsfilm för mer information om mäklarjournalen.

  5. Genvägar till viktiga delar - Här kan ni enkelt ta er till olika ställen i uppdraget.