Följ instruktionerna nedan för att börja använda dig av e-signering.
- Skapa konto hos Verified.
- Lägga in dina Verified-uppgifter i Mspecs.
- Läs igenom "Bra att veta".
- Läs manualen, Skicka dokument för e-signering, eller kolla på filmen.
Skapa kontot hos Verified
För att börja använda e-signering behöver varje mäklare ha ett konto hos Verified. Det är endast en administratör, per kontor, som skapar ett konto, därefter lägger administratören till de andra mäklarna via sitt användargränssnitt i Verified. Om ni ska vara administratör, kan ni klicka på länken för att skapa ett konto: mspecs-contract.web.verified.eu/
Klicka på länken för att via en film följa hur ni skapar ett Verified-konto: https://vimeo.com/484340043/6edd268245
Lägga in dina Verified-uppgifter i Mspecs:
När ni fått era kontouppgifter från Verified behöver ni lägga in dessa i Mspecs.
1. Gå till "Mina inställningar", under din profil uppe i det högra hörnet i Mspecs.
2. Fäll ut fliken "E-signering".
3. Fyll i uppgifterna och klicka på "Spara".
Ni kan även titta på denna filmen, där vi visar hur ni lägger in dina uppgifter: https://vimeo.com/484340043
Om du är osäker på vilket kontors-/företagsID du ska ange i Mspecs kan du logga in i Verifieds webklient och kopiera ID:t du finner i URL:en:
Bra att veta!
Alla dokument är inte godkända att använda för e-signering. Nedan ser ni en lista över de dokument där det inte är möjligt att använda e-signering. Ni kan särskilja de som är godkända från de som inte är godkända genom att e-signeringsvalet inte finns på de dokument vi listat nedan.
- Överlåtelseavtal
- Köpebrev
- Köpekontrakt
- Gåvobrev
- Fullmakter
- Uppdragsavtal (från och med 1 juli 2021 är det okej att signera digitalt)
- Depositionsavtal (från och med 1 juli 2021 är det okej att signera digitalt)
- Förmedlingsuppdrag (från och med 1 juli 2021 är det okej att signera digitalt)
E-signering, egna dokument:
Om ni skapat egna dokument som ni vill öppna upp för e-signering, klicka på länken och följ instruktionerna: https://mspecs.freshdesk.com/a/solutions/articles/13000082555
Skicka dokument för e-signering
Manualen nedan går steg för steg igenom hur ni skickar iväg ett dokument för e-signering. Om ni föredrar att kolla på en film, kan ni klicka på länken för att stegvis följa processen via en film: https://vimeo.com/484343516
Bra att veta!
- Alla som ska signera ett dokument behöver ha personnummer inlagt på sitt kontaktkort, detta gäller även mäklaren.
- Om det är ett företag som ska signera, lägg till firmatecknarna som ska signera via fliken Anställda i företagets kontaktkort.
- Samtliga som ska signera behöver göra det via e-signering.
1. Gå in på dokumentet ni vill skicka iväg för signering.
2. Klicka på pappret uppe i verktygsfältet.
3. I fälthanteraren, på höger sidan, klickar ni på "Skicka för signering".
4. I första vyn ser ni vilket dokument ni är på väg att skicka för signering.
5. Klicka på nästa.
6. Bocka för alla som ska signera dokumentet - man kan inte signera ett dokument i flera omgångar.
7. Gå vidare genom att klicka på nästa.
8. Förhandsgranska att allting stämmer innan dokumentet skickas iväg för signering:
A - Ni ser vilket dokument som kommer att skickas för signering.
B - Dubbelkolla att alla mottagare är med.
C - Ni kan skriva ett meddelande till era mottagare, som skickas med i mejlet inför signeringen.
D - Ni kan välja att sätta ett slutdatum för er signering, om detta datum passerat kan mottagaren inte signera längre.
E - Klicka på "Skicka" när ni är redo att skicka iväg dokumentet för signering.
9. När ett dokument skickats iväg kan ni inte längre redigera det.
- När ett dokument är skickat för signering får dokumentet status "Pågående".
- Alla e-signeringsdokument markeras med "E-signering".
Avbryta e-signering:
Det går att avbryta e-signering så länge den har status Pågående. Det vill säga att inte alla parter har signerat än. När alla parter har signerat så går det inte längre att avbryta.
1. Klicka på kugghjulet till höger om dokumentet ni skickat för signering.
2. Klicka på "Avbryt e-signering".
E-signeringens status, deadline och mottagarnas status:
När ni väntar på att mottagarna ska signera kan ni följa status i dokumentet.
1. Klicka er in på dokumentet med status pågående.
2. På högersidan i dokumentet ser ni:
Status: Vilken status e-signeringen har (Pågående/Signerad)
Deadline: Datumet då signeringen inte går att genomföra längre, om ni satt en deadline för signeringen.
Namn/Status: Här ser ni en lista på samtliga mottagare, när dokumentet skickades samt vem som signerat och när.
- När dokumentet är signerat av samtliga mottagare får dokumentet status "Signerad".
- Dokumentet är inte redigeringsbart när det skickats iväg för signering, därför skapas en kopia av dokumentet ut ifall att ändringar behöver göras och skickas för signering på nytt, alt. signeras manuellt.
Signera dokument:
1. När dokumentet skickats iväg för signering, får samtliga mottagare ett mejl.
2. De klickar på länken i mejlet för komma vidare till Verified, där dokumentet ska signeras.
4. Mottagarna läser igenom dokumentet för att se att allting stämmer.
3. De signerar sedan genom att klicka på knappen "Signera" och följer stegen därefter.
4. När dokumentet är signerat skickas ett mejl med signerat dokument ut till samtliga mottagare.
Efter signering:
När samtliga mottagare signerat dokumentet får alla det signerade dokumentet skicka till sig via mejl.
Längst ner i dokumentet kan man utläsa information som förklarar och säkerställer signeringen.
A - Samtliga sidor är taggade med en Verify-logga.
B - Dokumentet får ett transaktions ID
C - Lista på stamliga som signerat, samt hur de signerade.
D - En aktivitetslogg över de som signerat.
E - Verifyloggan som bekräftar och säkerställer att dokumentet signerats på rätt sätt.
Skicka Likvidavräkning, Budförteckning och Mäklarjournalen för signering
Dessa tre dokument skickas från "sin plats" i systemet, och inte via dokumentfliken. Man följer sedan signeringen via samma ställe.
Klicka på "E-signatur" på respektive dokument för att skicka dokumentet.
När dokumentet är skickat kommer en stämpel finnas högst uppe i journalen om att E-signering pågår.
När dokumentet är signerat visas det enligt nedan:
