Respektive Mäklare behöver skicka ut information om behandling av personuppgifter till sina befintliga kontakter, med anledning av EUs nya dataskyddsförordning (GDPR). Det kan finnas äldre kontakter i systemet som saknar koppling till mäklare, de kontakterna behöver bolagsadmin skicka information till.


Det här utskicket gäller alltså alla kontakter som du redan har i systemet och proceduren nedan kan och behöver endast genomföras en gång. Efter utskicket kommer varje kontakt att få en markering att de har fått utskicket, vilket gör att de inte kommer dyka upp i framtida utskick av "information om behandling av personuppgifter".


Utskicket kan göras via SMS, brev och/eller ett eget e-postutskick.
Informationen som kommer att skickas ut kan du läsa genom att klicka på länken: http://gdpr.kundenssida.se/


Så här gör du: 



Börja med att klicka på "Kontakter" i den övre menyraden i Mspecs och sedan på "Kommunicera (GDPR)" i menyvalet.


 



Börja med att välja i vilken ordning du vill kommunicera med kontakterna i menyn till höger.

  1. Klicka t.ex på e-post, SMS och sedan brev. Det innebär att utskicket i första hand kommer att skickas e-post, via SMS och till sist via brev till de som saknar e-postadress och mobilnummer (om du inte gjort utskicket tidigare är antalet kontakter sannolikt högre än bildexemplet).
  2. Här kan du se hur många kontakter som kommer att få E-post, SMS respektive brev. Du har även möjlighet att ändra ordningen genom att klicka-dra-släppa.


E-postutskick

Eftersom att vi inte vet vilket e-postprogram du använder och hur många e-post just ditt program kan skicka samtidigt har vi valt att lägga alla exporterade e-postadresser in en lång rad. En vanlig mailklient som te.x Outlook kan hantera ca 100 e-postadresser per utskick. Det går också bra att skicka via ert utskicksprogram, tex MailChimp, genom att importera Excel filen som vanligt.


Exportera E-postadresser:

Börja med att klicka på E-post och sedan knappen "Export". Du kommer att få en Excel-fil nedladdad med e-postadresser och kan sedan börja med utskicket.


Så här gör du för att skicka e-postmeddelandet med "Information om behandling av personuppgifter" med ditt egna e-postprogram:

  1. Markera e-postadresserna i excel-filen, högerklicka och kopiera. (kolla med programmet hur många adresser som kan hanteras per e-postutskick, tex 100 st)
  2. Öppna ett nytt e-postmeddelande i din mail-klient. OBS! Det är viktigt att du klistrar in e-postadresserna i fältet "Hemlig kopia"(B) så att inte alla mottagare kan se varandras e-postadresser i utskicket.
    Se bildexempel: (Microsoft Outlook för Windows)
    A) Klicka på fältet "Kopia".
    B) Nu kan du välja att klistra in alla e-postadresser i fältet "Hemlig kopia".
    C) Klicka på "OK" för att spara.
  3. Följande text är ett förslag på innehåll i utskicket:

    Ämne:
    Hantering av dina personuppgifter (GDPR)

    Text:
    Den 25 maj 2018 träder nya Dataskyddslagen (GDPR) i kraft. Vi kontaktar dig för att du finns registrerad i vårt datasystem.
    För att läsa mer följ länken (http://gdpr.kundenssida.se/).
    Där får du information om hur personuppgifter samlas in, sparas och används. Där kan du också läsa om vilka rättigheter du har, till exempel att få ta del av information om dig eller hur man kan få uppgifter borttagna.

    Mvh Mäklarföretaget

  4. Klicka på skicka.
  5. Upprepa punkt 1 - 4 tills din excel-fil med e-postadresser är tom.




SMS-utskick


Så här gör du för att skicka SMS med "Information om behandling av personuppgifter":

  1. Börja med att klicka på fliken SMS.
  2. Skriv in en avsändare, max 11 tecken (utan mellanslag, endast bokstäver).
  3. Det finns en SMS-mall inlagd men den går bra att redigera i (Observera att du behöver byta ut texten "Mvh Mäklarföretaget" till ditt företagsnamn). 
  4. Klicka på "Skicka" för att sända iväg alla SMS. 



Kostnaden för SMS kommer att läggas på respektive mäklares kontor baserat på hur många kontakter som hör till respektive mäklare/kontor.

Ett meddelande som är två SMS långt kommer att se ut som ett enda SMS i mottagarens telefon, men två SMS kommer att debiteras er, d.v.s. 0,55 + 0,55 kr.




Brev

De kontakter du inte kan skicka e-post eller SMS till kan du istället skriva ut brevetiketter till. När du klickar på skriv ut så skapas en pdf som du kan skriva ut på vanligt papper eller på etikettpapper. Den går också att spara till din dator. De etiketter som används är Avery L7180, vilket är 24 etiketter per A4 med storlek 70*36 mm.


  1. Klicka på fliken Brev
  2. Klicka på knappen "skriv ut" för att öppna PDF:en som du sedan kan skriva ut på vanligt- eller etikettpapper.
  3. I fliken dokument på ett objekt kan du hämta och skriva ut dokumentet "information om behandling av personuppgifter" och bifoga i brevet.